Het probleem: klanten in het ongewisse over hun bestelling
Voor veel klanten is het een bekend fenomeen: na het tekenen van het koopcontract valt het stil. Ze hebben geen idee wanneer hun nieuwe auto wordt geproduceerd, getransporteerd of geleverd. Bij Van Poelgeest, leidde dit tot een stroom aan vragen, frustratie en onduidelijkheid. De bestaande communicatie voldeed niet: te veel handmatig werk en geen realtime updates.
De oplossing: realtime inzicht, geïntegreerd in het klantportaal
Samen met WEBSOLVE werd een compacte en gebruiksvriendelijke ordertracker ontwikkeld, volledig geïntegreerd in het bestaande klantportaal. De oplossing koppelt rechtstreeks op het fabriekssysteem van BMW om actuele statusinformatie op te halen, die vervolgens automatisch wordt vertaald naar begrijpelijke stappen zoals:
- Order geplaatst → Productie gestart → Transport → Afgeleverd.
Voor elke bestelling wordt de voortgang weergegeven in een duidelijke tijdlijn, compleet met iconen, datums en voortgangsbalk. Wat dit extra waardevol maakt: klanten worden automatisch per e-mail geïnformeerd wanneer hun voertuig een nieuwe mijlpaal bereikt in het productieproces — een proactief contactmoment dat hen betrokken en geïnformeerd houdt zonder dat ze voortdurend het portaal hoeven te raadplegen.
Wat de klant ziet: rust, overzicht en regie
Klanten hebben 24/7 toegang tot hun orderinformatie via het portaal, én ontvangen tijdige e-mailupdates bij elke productiemijlpaal — van productiestart tot transport en uiteindelijke levering. Deze combinatie van on-demand inzicht en proactieve communicatie zorgt ervoor dat klanten altijd weten waar hun voertuig zich bevindt, zonder dat ze hoeven te vragen. Alle communicatie is volledig afgestemd op de huisstijl van de dealer: van de portaalinterface tot geautomatiseerde e-mails en persoonlijke berichten van verkoopadviseurs. Zo blijft de merkbeleving sterk en consistent gedurende het hele levertraject.
Het resultaat: minder vragen, meer vertrouwen
De nieuwe ordertracker, gecombineerd met geautomatiseerde mijlpaal-e-mails, zorgt voor helderheid en voorkomt onzekerheid. Klanten voelen zich beter geïnformeerd en meer verbonden met het proces, wat het aantal vragen richting verkoopteams aanzienlijk vermindert. De proactieve e-mailnotificaties, die voorheen weinig aandacht kregen in het leverproces, blijken een waardevol middel om klantbetrokkenheid te behouden en vertrouwen op te bouwen. De opvolging wordt consistenter en professioneler, met minder handmatig werk.
Klaar voor meer grip op je ordercommunicatie?
Wil je ook minder klantvragen, meer vertrouwen en professionele communicatie in je eigen merkidentiteit?
Vraag een demo aan bij WEBSOLVE en ontdek wat mogelijk is.